Usługi / Zarządzanie środowiskiem druku

Rozwiązania do zarządzania usługami druku firm YSoft (SafeQ 5 i SafeQ 6) i OptimiDoc, pozwalają sprawnie kontrolować usługi druku w przedsiębiorstwie jednocześnie zwiększając produktywność, chroniąc ważne informacje i zmniejszając całkowite koszty związane z drukiem.

Pozwól swoim pracownikom skoncentrować się na wykonywaniu swoich zadań i projektów. Oprogramowania analizują każdą operację związaną z drukiem i decydują o konieczności jej przeprowadzenia. Wszystkie informacje o pracach są przechowywane na serwerze, dzięki czemu można uzyskać szczegółową analizę Twojego środowiska wydruku. Rezultatem mogą być raporty i statystyki przedstawione wg. użytkowników, działów czy projektów, które mogą pomóc zdefiniować zasady bardziej efektywnego użycia firmowych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek.

Rozliczanie dokładnych kosztów, wysokie bezpieczeństwo, wysoka dostępność usług i zaawansowane funkcje obsługi zdigitalizowanych dokumentów to tylko niektóre z zalet środowisk druku YSoft SafeQ i OptimiDoc.

Korzystając z systemu zarządzania drukiem Twoja praca będzie:

Ekonomiczna

Automatyczne przekierowanie prac o dużej objętości do urządzeń z niższym kosztem druku
Wielopoziomowe kody bilingowe, umożliwiające przypisywanie kosztów druku do konkretnych klientów lub projektów

Wydajna

Drukowanie z restauracji, domu czy lotniska – to druk mobilny
Druk podążający za użytkownikiem bez ograniczeń geograficznych czy sprzętowych
Centralne zarządzanie setkami lokalizacji z pojedynczego interfejsu webowego

Bezpieczna

Wsparcie dla kart Smart z weryfikacją ważności przeprowadzaną przez zewnętrzny mechanizm
Druk dokumentów ze znakiem wodnym

Ekologiczna

Raporty stron usuniętych pokazują oszczędności
Raporty pokazują również oszczędności energii, wody czy liczby ocalonych drzew

Bezpieczeństwo i zarządzanie dostępem

Dzisiejsze firmy inwestują ogromne pieniądze w zabezpieczenia swoich wrażliwych danych ale wiele z nich nie docenia wycieku informacji w formie papierowej. Każdy wydrukowany dokument przedstawia ryzyko zagrożenia bezpieczeństwa, potencjalnie dając dostęp do poufnych danych nieupoważnionym pracownikom, klientom czy też w końcu konkurencji.

System zarządzania drukiem umożliwia przeprowadzenie autoryzacji użytkownika przy urządzeniu MFP lub drukarce przez proste zbliżenie pracowniczej karty identyfikacyjnej lub podanie numeru PIN. Unikalna architektura oprogramowania, terminale przy urządzeniach i szyfrowanie komunikacji zapewniają bardzo bezpieczne środowisko druku.

Terminale (zarówno zewnętrzne jak i uruchamiane na panelu urządzeń MFP) pozwalają organizacji zabezpieczyć urządzenia przed niepowołanym dostępem. Urządzenia wyposażone w terminale pozostają zablokowane do momentu kiedy użytkownik uwierzytelni się przy pomocy karty, PINu lub loginu i hasła. Zarządzanie bezpieczeństwem i prawami dostępu redukuje ryzyko nieautoryzowanego drukowania i nie pozwala użytkownikom na kopiowanie lub skanowanie wrażliwych dokumentów i publikowanie ich poza własną organizacją.

Kolejki druku

Kolejki druku umożliwiają wykorzystanie zaawansowanych funkcji druku jak np. druk zabezpieczony czy wydruk podążający. Dostępnych jest kilka typów kolejek:

Kolejka bezpośrednia drukuje z zdefiniowanej drukarki.
Kolejka zabezpieczona blokuje wszystkie wydruki dopóki użytkownik nie uwierzytelni się przy drukarce. Korzystając z tego typu kolejek pracę można odebrać na każdym urządzeniu w firmie.
Kolejki współdzielone umożliwiają wielu użytkownikom zwalnianie tej samej pracy przez wielu użytkowników. Na przykład prace wysłane do współdzielonej kolejki przypisanej do działu marketingu mogą być wydrukowane przez każdego użytkownika z tego działu.

Drukowanie oparte na regułach

Drukowanie oparte na regułach umożliwia zarządzanie wydrukiem przez implementację zestawu reguł i warunków zmniejszających koszty druku, zgodnie z wymaganiami firmy. Na przykład można stworzyć reguły automatycznie zamieniające wydruki poczty elektronicznej z jednostronnych kolorowych na dwustronne czarno-białe. Każda reguła może zostać przypisana do zdefiniowanej grupy lub roli użytkowników, dzięki czemu można tworzyć różne zestawy reguł. Do budowy reguł może być użyte praktycznie nieograniczona liczba parametrów.

Drukowanie mobilne

Drukowanie mobilne pozwala użytkownikom drukować z domu, biura lub też np. z pociągu na drugim końcu świata. Drukowanie mobilne daje użytkownikom wolność drukowania bez konieczności posiadania sterownika drukarki, komputera albo podłączenia do sieci lokalnej przedsiębiorstwa. Użytkownicy mogą wysyłać dokumenty, prezentacje lub inne typy wydruków bezpośrednio z urządzeń mobilnych (smartfony, tablety itp.) bez żadnych ograniczeń systemowych. Wydrukowana praca

Monitorowanie i raportowanie

Nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć. Zdolność monitorowania kosztów i śledzenia obciążenia urządzeń drukujących to klucz do długoterminowego zmniejszenia kosztów każdego środowiska druku. Dopóki nie posiadasz właściwych narzędzi, zbieranie kluczowych danych jest bardzo trudne lub nawet niemożliwe.

Korzystając z YSoft SafeQ czy OptimiDoc, masz perfekcyjny wgląd we wszystkie koszty druku, wliczając w to wartościowe dane ze szczegółowych raportów zawierających dane o każdym wydruku, kopii i skanowaniu z podziałem na urządzenia, użytkowników lub działy. System analizuje obciążenie każdego urządzenia i jest w stanie nawet dostarczyć raporty ekologiczne, mówiące o pozytywnym wpływie na środowisko naturalne wynikającym z oszczędności i efektywności środowiska druku.

Zarządzanie skanowaniem

Obecne trendy ekonomiczne kreują potrzebę zwiększania efektywności prowadzonych procesów biznesowych i ciągłe zmniejszanie kosztów prowadzenia działalności. Integralną składową tych trendów są przesunięcia w kierunku pracy grupowej dla całej organizacji. Digitalizacja papierowych dokumentów jest konieczna do wzrostu efektywności procesów biznesowych oraz dla zapewnienia odpowiedniego zarządzania dokumentami w firmie.

Zarządzanie skanowaniem rozszerza możliwości skanowania urządzenia o funkcje obejmujące np. automatyczne przekierowanie zeskanowanych dokumentów, monitorowanie skanowania i uwierzytelnianie użytkowników wykonujących skanowanie na urządzeniu.

Systemy posiadają zaawansowane funkcje optycznego odczytu i rozpoznawania tekstu OCR (Optical Character Recognition). Tworzenie gotowych szablonów. Skanowanie do plików Word, Excel, PDF i wielu innych.

Urządzenia wyposażone w terminale umożliwiają użytkownikom skanowanie dokumentów do ich skrzynek mailowych lub do folderów domowych bez konieczności wprowadzania ich własnych adresów email lub ścieżek dostępu do własnych zasobów sieciowych. Oczywiście wszystkie rekordy dotyczące skanowania są przechowywane do późniejszego użycia w raportach i zestawieniach.

Rozszerzone funkcjonalności dostarczane przez terminale osadzone umożliwiają zdefiniowanie wielu procesów skanowania (scan workflows) przez wybranie odpowiednich ustawień bezpośrednio na panelu urządzenia MFP.

Chmura prywatna

Centralizacja usług i systemów IT czyni zarządzanie całą infrastrukturą wydruku łatwiejszym i pomaga zapewnić większą niezawodność. Pracownicy Działu IT spędzają mniej czasu podłączając osobne serwery i konfigurując wciąż te same opcje na wielu urządzeniach.

Chmura prywatna umożliwia centralne zarządzanie wieloma serwerami. Dzięki tej architekturze całkowity koszt posiadania, implementacji i zarządzania dla całego rozwiązania w wielu oddziałach i odległych lokalizacjach.

Chmura prywatna jest niezbędnym narzędziem zarządzania dla organizacji z wieloma oddziałami i biurami. Instalacja i konfiguracja serwerów zarządzających w wielu lokalizacjach nigdy nie była łatwiejsza. Dział IT jest w stanie kontrolować cały system, zmieniać ustawienia i generować szczegółowe raporty korzystając z jednego interfejsu Web.

System zarządzania drukiem zapewnia optymalną komunikację pomiędzy centralnym serwerem i odległymi lokalizacjami. Usługi drukowania są dostępne w zdalnych lokalizacjach nawet w przypadku awarii łącz pomiędzy oddziałem i centralnym serwerem. Co więcej, dzięki Chmurze prywatnej można oszczędzić przynajmniej 95% przepustowości sieci WAN.

Wielopoziomowe kody bilingowe

Kody bilingowe pozwalają firmom prawniczym lub organizacjom działającym w oparciu o projekty na śledzenie kosztów dotyczących konkretnej sprawy lub projektu. Za każdym razem gdy użytkownik drukuje lub kopiuje wprowadza kod bilingowy. System na tej podstawie jest w stanie przypisać daną pracę do konkretnego projektu. Korzystając z raportowania wg. kodów bilingowych można później dokładnie określić i refakturować koszty danego przedsięwzięcia dla klientów lub projektów. Dodatkowo korzystając z wielopoziomowych kodów można stworzyć własną strukturę rozliczania projektu i odpowiednio przypisać do niej prawa dla użytkowników.

Interfejs użytkownika

Webowy interfejs zarządzania zawiera wiele usprawnień i nowych funkcji. Każdy użytkownik może stworzyć swój własny pulpit roboczy w oparci o własne preferencje. Pojedyncza strona web zawiera listę prac użytkownika, bieżące dane dotyczące wpływu na środowisko naturalne oraz opcję bezpośredniego wydruku dokumentów. Dodatkowo nowe funkcje zostały umieszczone również w terminalach, jak np. podgląd pracy i wybór kodu bilingowego.